Heutzutage ist schriftlicher Stil in E-Mails ebenso wichtig wie eine angemessene Sprechweise oder standardisierte Floskeln und Höflichkeiten in Briefen. E-Mails sind trotz Short Messaging wie per SMS, WhatsApp oder Facebook weiterhin die bedeutenste digitale Kommunikationsmöglichkeit.
Das ist auch der Grund, weshalb ein guter E-Mail-Stil so enorm wichtig ist: Wir werden von E-Mails regelrecht bombardiert, auch wenn man den Spam nicht einmal mit einberechnet. Daher sollten wir uns und unseren Kommunikationspartnern die Sache erleichtern, indem wir einen guten, effizienten und dennoch freundlichen Umgang und Stil pflegen.
Sollte man derjenige sein, der eine E-Mail versendet, sind bereits einige Dinge sehr wichtig:
Der Betreff ist das erste, was der Empfänger erhält und auch das, an was er sich bei weiterer Kommunikation erinnert.
Betreffe wie “Echt wichtig!”, “Das könnte dich interessieren”, “:-)” oder “Es geht um die Webseite http://example.com zu der ich dich was fragen muss” sind entweder nicht informativ genug, zu kurz oder zu lang. Betreffe sollten das Thema präzise in nicht mehr als 5 Wörtern zusammenfassen, etwa “Fehlerhaftes Bild in Thunderbird-Artikel”.
Das ganze E-Mail-System ist sehr einfach aufgebaut und viele Funktionen machen die Kommunikation sehr strukturiert, ganz im Vergleich zu neueren Plattformen wie Facebook. Man könnte hier sehr in die Tiefe gehen und spezielle Methoden wie CC oder BCC erwähnen, aber für diese sehr grundlegende Anleitung reicht eines: Man kann in das An:-Feld mehrere Empfänger schreiben und muss seine einmal abgesendete E-Mail nicht mehrfach schreiben oder immer wieder weiterleiten. Das macht es für Empfänger gut sichtbar, an wen die Mail sonst noch so ging, und für den Sender gibt es ein Plus an Übersichtlichkeit und Transparenz, vor allem im Nachhinein.
Viele E-Mail-Clients bieten an, E-Mails in HTML zu verfassen. HTML ermöglicht erweiterte Formatierungen, Fettschreiben, das Einbinden von Bildern und so weiter. Trotzdem ist es ratsam, nur Reintext (auch als Plaintext bezeichnet) zu verwenden, und zwar aus folgenden Gründen:
Wenn wie empfohlen Reintext verwendet wird, empfiehlt sich auch, dass man einen automatischen Umbruch aktiviert. Das bedeutet, dass nach 70-80 Zeichen automatisch eine neue Zeile begonnen wird.
Dadurch wird verhindert, dass Leute mit sehr breiten Bildschirmen elends lange Zeilen haben, was den Lesefluss erschwert.
Sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber leider sieht man viel zu oft E-Mails mit grauenhafter Rechtschreibung, Zeichensetzung oder Formatierung. Ob man nun „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder einfach nur „Guten Tag“ schreibt, das sollte man selbst je nach Situation entscheiden können, aber Rechtschreibung ist im privaten wie geschäftlichen Bereich immer von Wichtigkeit. Auch sollten die Grundprinzipien der Zeichensetzung tief verankert sein, etwa dass nach jedem Satzzeichen (Punkt, Komma, Semikolon, Ausrufe-/Fragezeichen) eine Leerstelle kommt. Des Weiteren empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen neue Absätze zu machen, um den Text übersichtlich zu halten.
Hat man eine neue E-Mail bekommen und möchte diese beantworten, gibt es auch wieder einige Dinge, die man beachten sollte, um seine Informationen möglichst leicht und übersichtlich unterzubringen und es dem entfernten Gegenüber leicht zu machen.
Prinzipiell sollte man immer auf Antworten in seinem Mailprogramm drücken und nicht etwa eine neue E-Mail mit neuem Betreff verfassen.
Beim Antworten gibt es in puncto Betreff nur zwei Regeln:
Ganz wichtig bei längeren Unterhaltungen ist der richtige Zitierstil. Wenn wir mit Leuten reden, sind wir gewöhnt, meist immer unmittelbar auf ein Thema antworten zu können, womit dem Gegenüber klar wird, auf was wir anspielen. In E-Mails ist das meist nicht so einfach. Hier sollte man darauf achten, dass man den sogenannten Inlinequote benutzt und kein TOFU (Text oben, Fullquote unten). Zwei aus der Wikipedia abgeleitete Beispiele, die das verdeutlichen:
Lieber Oskar,
das stimmt doch gar
nicht. Richtig ist 4.
Ich hätte gerne einen Bierkrug.
Gruß
Max
--Ursprüngliche Nachricht--
Von: Oskar
[mailto:oskar@example.net]
Gesendet: Sonntag, 24.
Dezember 2006 12:00
An: Max
Betreff: (kein Betreff)
Lieber Max,
eines wollte ich Dir schon
immer einmal sagen - das
habe ich mich bisher bloß
nicht getraut. Es lässt
mir aber einfach keine
Ruhe, deshalb muss es nun
heraus:
2 + 2 = 5
Wie jedermann weiß.
Außerdem fahre ich bald nach Mallorca,
soll ich dir was mitbringen?
Beste Grüße
Oskar
Wenn man diese Mail nach einigen Tagen öffnet, fragt man sich zurecht, was denn nun ein Bierkrug mit einer falschen Behauptung zu tun hat. Besser ist dabei der bereits erwähnte Inlinequote (“Zitat zwischen den Zeilen”):
Lieber Oskar,
Oskar schrieb:
> 2 + 2 = 5
das stimmt doch gar
nicht. Richtig ist 4.
> Außerdem fahre ich bald nach Mallorca,
> soll ich dir was mitbringen?
Ich hätte gerne einen Bierkrug.
Gruß Max
Das macht Unterhaltungen wesentlich übersichtlicher.
Wie schon im ersten Abschnitt erwähnt, kann man Mails an mehrere Empfänger schreiben. Wenn man also auf eine Mail antwortet, die an mehrere Leute adressiert wurde, sollte man seine Antwort in den meisten Fällen auch an alle schreiben. Die meisten E-Mail-Programme bieten dafür einen „Allen antworten“-Knopf, der automatisch alle Empfänger und den ursprünglichen Sender einbindet. Das spart Zeit und Nerven und ist nur sinnvoll, damit etwa Fragen des ursprünglichen Senders nur ein mal beantwortet werden müssen bzw. aufeinander eingegangen werden kann – so wie im echten Leben.
Auch Weiterleitungen sind ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Systems. Bekommt man etwa eine Einladung zu einem Vortrag o.ä. und möchte einem Bekannten dies auch mitteilen, so leitet man ihm am besten die gesamte Einladungs-Mail weiter, damit er ebenfalls über alle Informationen verfügt. Die meisten E-Mail-Programme bieten diese Funktion an.
Jedoch sollte man darauf achten, es dem Empfänger so einfach wie möglich zu machen. Einfach nur Weiterleiten ist nicht gern gesehen, man sollte auch eine grobe Zusammenfassung hinzufügen, um was es denn überhaupt geht. In dem konkreten Beispiel sollte man also vorweg schreiben:
Hallo Peter,
anbei eine Einladung zu einem interessanten Vortrag über die Geschichte der E-Mail. Er findet nächste Woche statt und ich würde mich freuen, wenn Du auch dabei wärst. Lies Dir doch die Einladung durch und sag mir Bescheid.
Gruß
Julian
----- Weitergeleitete Nachricht -----
...
...
Mit diesen sehr grundlegenden Grundregeln macht man sich selbst und anderen E-Mailen sehr viel einfacher und angenehmer. E-Mails sind nämlich eine hervorragende Möglichkeit des Austausches und sind nicht ohne Grund das immer noch am meisten genutzte Medium zur Kommunikation über das Internet. Und dabei haben wir hier nur an der Oberfläche gekratzt: Mailing-Listen, Alias-Adressen, Mailfilter oder Templateblöcke können es gerade für Vielschreiber noch entspannter und effektiver machen. Doch befolgt man alleine schon die grundlegenden Hinweise der letzten Absätze, die bereits nach kurzer Übung im Blut sind, macht man sich im privaten oder geschäftlichen E-Mail-Verkehr viel Freude und Freunde.
Habe ich eine ganz wichtige Regel vergessen oder bin ich viel zu streng und konservativ? Ich freue mich über Kommentare und Verbesserungsvorschläge!
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